时间管理的出发点,在于学会处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急” ──也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。请看下图。

亲,永远做重要而又不紧迫急的事
亲,永远做重要而又不紧迫急的事
 
 
第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
 
第二象限是重要但不紧急的事。比如,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理建议等等。
 
第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急,那就不值得花时间在这个象限。
 
第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉──实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实只是在第四象限徘徊。
 
现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。
 
要学会把时间花在第二象限,做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限,变得紧急。
 
案例:一个价值2.5万美元的建议
曾经有位效率研究专家艾伊贝•李,他给当时的美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议,结果查鲁斯因为这个建议给了艾伊贝•李一张价值2.5万美元的支票,那是为了感激李给他的这个神奇的建议,那么这个建议是什么?让我们来揭开这个谜底。
 
原来,查鲁斯每天忙于公司中繁复的事务,他是一个追求完美的人,但是事无巨细,他一个人怎么可能管得过来,于是很多事情最后都不能有效地做下去。
 
而李的这个建议正是:
1.不要想把所有事情都做完。
2.手边的事情并不一定是最重要的事情。
3.每天晚上写出你明天必须做的事情,按照事情的重要性排列。
4.第二天先做最重要的事情,不必去顾及其他事情。第一件事做完后,再做第二件,依此类推。
5.到了晚上,如果你列出的事情没有做完也没关系,因为你已经把最重要的事情都做完了,剩下的事情明天再做。
 
于是,查鲁斯按照李给他的建议试了一段时间,谁知效果非常惊人。当然,你也可以试一下李的建议!
 
时间是永远守恒的,怎样才能在有限的时间里做更多有效的事情?
 
答案就是,永远做重要而又不紧迫急的事。
 
HOW
联系实际,亲,请与现实接轨
 
 
一.   什么是紧急的事和重要的事
 
什么是“紧急的事”?
 
就是指那些必须马上做的事情。比如,为了完成任务必须马上去加班,为了取得业绩必须马上去应酬客人,为了准时赴约会必须加快赶路,为了加入有车族的行列必须抓紧打拼赚钱,………还有很多。这些看起来都是紧急的,必须马上就要去做的。
 
什么是“重要的事”?
 
重要的事也就是指那些看起来不紧急,但确实会对公司、部门或者个人具有重大影响的事情。比如,为了生命必须注意安全,为了少生胃病要按时吃饭,为了有一个好身体要去煅炼,为了修身养性要去练瑜珈,为了使亲情或友情要去陪亲人或朋友……这些都是看起来不紧急的事情,但却是很重要的事情
 
二.   寻找重要的事情
 
——我最重要的责任是什么?
 
我们每一个人来到这个世界上,都肩负着一个沉重的责任,可能再过20年,我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么?只有这样,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。
 
——我需要做什么?
 
不仅要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。
 
——什么能给我最高回报?
 
人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即我会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们可以用巴莱托(80/20)定律来引导自己:人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。
 
——什么能给我最大的满足感?
 
有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。
 
当你弄清了这四个问题,那么什么是重要的事情,什么是紧急的事情也就分清了。所以,下一步所要做的就是按照它们的轻重缓急开始行动。就这样坚持下去,你就会发现你正在慢慢接近人生的成功点。
 
列出一天最重要的三件事情。找出最重要的任务的最好方法就是精简出你一天最重要的三件事情。问问你自己:“如果我一天只能做三件事情,什么将会让我觉得最充实呢?”
 
专注于创造价值。对于我来说,一个衡量我的工作是重要的还是紧急的最简单的方法就是问自己我将为自己或者别人创造多少价值。我知道去健身房、写文章以及和我的妻子在一起过有品质的生活,比归档文件、每30分钟检查我的网站统计和玩俄罗斯魔方将会有一个更长远的影响力。问问你自己:“这将为我和别人创造多少价值?”
 
重要的事情放在首位。我发现对于我来说完成最重要的事情的最好方法是在早晨就马上开始。在我将时间花在紧急但是不重要的事情上的时候,我总是在完成一件事情后又要赶去救下一场“火”。而且,当我在一天稍晚些的时候做重要的事情,总是会容易分心和被打扰。在一天开始的时候完成我最重要的事情,确保当下午到来,被繁忙的工作缠身,我依然能够在一天结束的时候感觉自己完成了自己想要做的!
 
清晰的计划。这与你确定你最重要的事情有关,但是在这里我们谈到的是我们的长远的规划。如果你不能衡量它,你将不可能实现!设定一个规划,客观的看到你在未来5、10乃至20年你将是什么样子。它也可以包括当你达成这些目标的时候你会有什么的感觉,看起来、听起来、闻起来和尝起来会是什么样。当我们对自己想要的未来有一个清晰的规划,我们将更容易专注于自己的事情,而不是回答下一封电子邮件或者语音邮件。思考一下你正在做的工作是让你自己更接近自己的梦想,还是不会给明天或者下周带来任何的不同呢?
 
当我们做好了以上提到的规划、优先、重要性、长远思考以及专注于创造价值,很自然的结果是我们将变得更高效。我们也将通过一个更有意义的生活方式来满足我们把握自己的生活的愿望,有的时候仅仅是提高我们的认识就足够让我们更专注于重要的事情。当我们用大部分的时间做对我们最重要的事情,我们将会为我们自己和别人创造有价值的财富。
 
思考更长远。另外一个非常好的衡量你正在干的事情的重要程度的方法,是考虑它将会有多长远的作用。清理我的收件箱将比写一篇人们可以读很多年的文章的作用时间要短,去健身房和吃一顿健康的早餐比急急忙忙的喝一顿格兰德大豆拿铁更有用。问问你自己:“它会让未来的一周、一个月或者一年不同吗?五年呢?”
 
一.    重要且紧急
 
1.      什么是?
 
同重要客户的约定、影响公司士气的突发性事件、生病治疗。
 
2.      怎么做?
 
二.    重要但不紧急
 
1.      什么是?
 
学外语,做锻炼,甚至交际
 
制定发展规划、考察、调研
 
2.      怎样寻找?
 
 
 
3.      怎么做?
 
 
 
三.    紧急但不重要
 
1.      什么是?
 
不速之客的接待
 
某些信件、文件、电话的处理
 
某些会议的出席
 
2.      怎么做?
 
四.    不紧急且不重要
 
1.      什么是?
 
一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬
 
2.      怎么做?
 
[本段内容是从其它的资料里摘录的:比如锻炼身体保持健康是重要的事情,而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康,就会常常为了病痛烦恼。又比如防火是重要的事情,而救火是紧急的事情,如果不注意防火,就要常常救火。找工作也是如此,想好自己究竟要什么是重要的事情,找工作是紧急的事情,如果不想好,就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大,迫使人们去赶紧做,相对来说重要的事情反而没有那么大的压力,大多数人做事情都是以压力为导向的,压力之下,总觉得非要先做紧急的事情,结果就是永远到处救火,永远没有停歇的时候。]
 

紧急、重要

不紧急、重要

紧急、不重要

某些必要而不重要的会议、活动

A(碎石型的事务)

B(石块型的事务)

(细沙型的事务)

D(水型的事务)

危机

发掘新机会

不速之客的接待

一些可做可不做的杂事

急迫的问题

规划

某些信件、文件、电话的处理

一些不必要的应酬

有期限压力的计划

改进产能

某些会议的出席

 

 

建立伙伴关系

 

 

 

防患于未然

 

 

 
 
规划、团队建设、战略性的研究和分析,与重要的客户、合作伙伴建立联系,以及沟通协调上面
 
每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度,对于工作的兴趣,也会提升。
 
每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度,对于工作的兴趣,也会提升。
 
并不是说要让“重要的”事占据所有的时间,人总是需要休息的,压力也是需要缓解的,正常的人际交往还是需要的,还是那句爱因斯坦的话
 
时间管理:重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二
 
诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
 
“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”诸葛亮继续问道:“那么,B类事务呢?”刘备说:“我也知道B类事务相当重要,可就是没有时间顾及”
 
诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
 
“是这样。”刘备点点头。
 
诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
 
“是。”刘备回答。
 
“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。
 
“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。
 
“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。
 
诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
 
“还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
 
“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
 
灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”
 
“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿,说:“这个实验告诉我们:如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水,那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是,如果你首先把石块装进去,铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此,有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块?什么是碎石、沙子和水?并且总是把石块放在第一位。”
 
“可是,”刘备仍然有些迷惘,“这四种分类究竟对结果有何影响呢?”,诸葛亮说:“整天忙于处理碎石型事务的人,时刻有压力感,总在处理危机、收拾残局,因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人,通常缺乏自制力、短期行为严重,喜欢巧言令色,人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人,可谓全无责任感,恐怕连目己如何维生都很困难。”
 
刘备继续问道:“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢,因为砰石毕竟来得紧急呀!”
 
“体知道碎石怎样来的吗?它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道,“偏重于石块一类事务的人,他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人,他的碎石会源源不断。”
 
刘备若有所思地点点头。
 
诸葛亮继续说:“只有偏重于石块一类事务的人,才是真正有效率的人,他善于审时度势,能够抓住问题的关键,急所当急,当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急,却能设法降到最低。因此,这类人显得有远见、有理想,守纪律,自制力强,生活平衡有规律,而且能成大事。”
 
 
 
这正如一则小故事所言:哲人见一位农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮,因为他的斧子太钝了。于是,哲人问他:“你为什么不把斧子磨快了再砍?”农夫回答说:“我没有时间磨斧头。”我们或许都会笑农夫傻,不知道这样做效率才会提高,可事实上现实生活中的我们又何尝不是经常在犯同样的错误呢?