文章《拖延与时间概念》中分析了很多拖延者生活在主观时间和客观时间的严重冲突中,不愿意也不能认知到它们的时间概念与钟表时间有着很大的差异。因此拖延者常常陷入时间迷失、时间断裂和沉浸在过去的好时光中。随后文章《学会怎样判断时间》介绍了“非计划”方法来帮助拖延者了解和掌握自己的时间。本篇文章将继续前两篇文章,介绍如何提升你定时能力的一些技巧。

 

练习判断时间

 
你能够精确地预测一件事需要花费多少时间完成吗?有时候人们会低估所需要的时间,他们认为:“我可以在两个晚上看完《战争与和平》。”或者“返税的事只需几个小时就可以搞定。”还有些时候,拖延者会高估所需要的时间,而将清扫地下室之类的事情推迟进行,因为他们认为,“我现在没办法做这个,它很费时间。”在这两种情况下,结果都是一样的,就是他们会因此而无所事事。
 
大脑里面的生化因素也会影响到我们精确判断时间的能力。当神经传递素多巴胺缺乏的时候,你大脑中的监测时间间隔的时钟就失灵了。时间判断能力还会随着年龄增长而减弱。如果你有以上的情况,你可能在时间判断上需要多多练习。
 
有一个办法可以克服时间的主观观念,提高你对时间的判断能力,那就是将你对完成时间的预测与实际使用时间做对比。例如,预估一下早上从你听到闹钟铃响到你离开家里的时间,然后拿它跟你实际记录的时间做对比。或者,猜测一下当你开始工作的时候要花多少时间处理电子邮件,然后看看你实际使用的时间是多少。你也可以测量一下在城里驾车所需要的时间。有一个纽约城的商人,也是一个拖延者,他计划驾车去长岛(在纽约州的东南位置),他在安排日程表的时候预计“如果交通不堵的话,要花四十五分钟。”这个估计或许没错,但问题是:他驾车去长岛会不碰到交通拥堵吗?
 
 

学会利用零碎时间

 
阿兰·拉金因对拖延者有一个很好的建议,他在《如何掌控自己的时间与生活》一书中描述了一个叫做“瑞士奶酪(上面有很多小孔的一种白色奶酪)”法的时间管理方法。他建议在一个比较大的任务中使用“见缝插针”的方法,就是利用零碎时间,而不是消极等待整块的时间段出现。这个方法对你启动一个项目或者启动之后使之保持连续性都有非常大的好处。
 
瑞士奶酪法的意义在于它看重任何一段时间的价值,无论这段时间是多么微小。你的目标需要10个小时来完成并不意味着你要等到一整块时间的出现才能开始做事。你只需要15分钟、10分钟甚至5分钟就可以完成很多重要的步骤。如果你觉得无法承受,你可以花一分钟时间做一个列表。如果你是在回避那个有很多未完成的事情等着你去做的办公室,你只要在里面站15分钟,继续保持你的呼吸,就可以习惯这个环境。如果你有很多整理工作要做,花上几分钟时间将你柜子里的文件夹梳理一下。任何一个步骤都比你回避的行为要更为有效,至少你又往前迈进了一步。
 
你或许会对能够发现这么多零碎时间感到吃惊。如果一个同事取消了跟你的一个为时半个小时的约见,那么这30分钟就是你可以支配的。如果你在打完电话之后和离开办公室之前还有10分钟时间,那么你就可以将它利用起来。
 
瑞士奶酪法对拖延者有几个特别的好处。其中一个好处就是:它很务实。相比大块的时间段,你更容易时不时地找到15分钟、半个小时这样的零碎时间。如果你始终要等待一大块空闲时间的出现,你可能就会像这样一直等下去。
 
另一方面,如果你利用上一小段时间,无意中你就有一个时间上的限制。为自己设定一个时间限制是针对拖延者的一个很好的练习,它有助于你去克服一些不切实际的想法,认为一旦自己有很多时间之后,就可以集中自己所有的精力去完成它。像这样的时间段和像这样的精力很少会出现,它们同时出现的可能性就更低了。
 
时间限制也让一项任务显得更容易接受。你的任务或许很困难或者令人厌烦,你很可能做事超过15分钟就会忍受不了。如果你认识到开始做事并不意味着无穷尽的折磨,那么讨厌的事情就会显得不那么讨厌了。而且,当你确实设法完成了一点任务的时候,你就有可能对它的感觉有所改观,这种因取得进步而给你带来的满意实际上就是一种奖赏。记住,因做成某些事情而产生的良好感觉会促使你的大脑释放相关的化学物质,从而增进你的身心协调。这样,为了再次感觉良好,你就会希望重复这样的经验。
 
瑞士奶酪法跟你用工作来惩罚自己的做法正好形成鲜明的对照。如果你拖延了某件事情,为了赶上进度,你可能宣判关自己一个周末的禁闭。但是这种禁闭会让你觉得自己好像被拴在办公桌前无法动弹,而别人都在看足球赛,或者在海滩上玩耍。一想到这样一个孤独而辛苦的周末就让你感到厌烦,所以你会设法躲避。经验也证明了这样一个研究结果:惩罚起不到激励作用,胡萝卜政策要比大棒政策要管用得多。
 
如果你的拖延是出于意志上的挣扎,那么,利用零碎时间做事就是一个对你特别管用的办法。如果你的拖延是因为你不喜欢被控制和挤压,拖延就成了你的一个声明:“你无法让我做这件事情。”如果你做了这件事情,你的自由感和独立感就会受到威胁,但是如果你决心自己来设定时间上的限制,决定做10分钟或者5分钟的事情,那么你就重新赢得了你所需要的控制感,你就会继续往前迈进。
 
利用零碎时间会提升你的做事效率。一个十分喜欢这个方法的大学教授说:“我把我的厨房定时器都设定为一个小时,从批阅论文到清理壁橱,我将这个方法用于所有的事情。这让我勇往直前,并且我也可以看到胜利在望!”但是也有一些人不是那么容易被这个方法所改变,如果你不能马上看到有形的结果,你会对最初跨出的几步感到毫无价值。你或许会觉得每次做一点点不是很光彩,它不像一鼓作气征服目标那样令人激动。一个无法很好地运用这个方法的律师这样告诉我们:“除非我有足够的时间来完成它,否则,我会拒绝着手做事。我能明白设想得太好对提高效率没什么用,但是每件事我都是这样做的。”这里再次提醒诸位,“非此即彼”的观念对拖延者而言始终是一个不断出现的障碍。如果你让自己认识到“小有所成”也有其价值,那么利用零碎时间会让你事半功倍。
 

预防意外干扰

 
根据墨菲定律,“任何可能出错的事情都会出错。”但是许多拖延者并不相信这条经验法则,他们认为他们一旦下定决心专心做事,这条法则就不会在他们身上应验。你可能会回想起在你拖延以及事情最后处于一团糟的情况下所发生的某些事件。一个电话或者一个放错地方的文件,这些没有预料到的事情会让你晕头转向,失去平衡。为什么你没有为可能出错的事情做好准备呢?为什么认定你的个人努力是唯一要考虑的因素呢?一旦你最终克服自己的抗拒心理,准备好去做事,你或许就期待着一切都会顺顺利利。不幸的是,这个世界并不是围绕着你的设想运转的。
 
泰勒在周一下午有一个工作面试。在面试之前的一周里,他知道自己应该将西服拿到洗衣店里清洗,但是他没有做这件事,而是花了一个晚上研究了这家可能雇用他的公司的财务状况,到了周一早上,他一早起了床,赶着将西服送到洗衣店,因为在上午七点半之前送过去,就可以在下午一点之后取出来。一点半的时候,他身穿衬衫、领带、一双好皮鞋和一条牛仔裤,在去面试的路上,他先来到了洗衣店。他们找不到他的西服,可能还在洗,也可能有人将号牌搞错了。泰勒冲到柜台后面的洗衣区,心急火燎地搜寻他的西服。结果是:他不得在最后一刻取消了这次面试。当然,他也没有得到这份工作。
 
不幸的是,这个世界并不会注意到你处于紧急状态,事情还是会以它们通常的概率在出错,你所能控制的范围是有限的。如果碰上一次大的交通拥堵,你就无法准时到达机场。如果你的电脑崩溃了,尤其是当你拖着没有将文件备份的时候,就无法及时将相关的数据递交给你的经理以备会议之需。如果你得了感冒,就无法在晚上有效地学习。如果你提前知道任何事情都会有意外情况发生,你就站在了一个有利位置,随时准备跨越障碍,而不会被困其中,手足无措,也不会埋怨运气不好,或者责备你自己。
 

委派任务

 
委派任务是提高你的时间使用效率的一种方法。如果你将一部分工作量交给其他人,你的负担就有所减轻,并且还可以有时间专注于其他一些事项。委派的流程包括:找出那些你不必要做的事情,找到一个可以做这件事的最佳人选,明确需要做的具体内容,跟踪事情的进展。
 
对此,时间管理专家有一个一致建议,那就是将事情分出轻重缓急,然后把你的时间用于最重要的事情上。不那么重要的事情可以委派给其他人做(甚至先放在一边)。著名时间管理专家德鲁克说:“重要的事情先做;其他事情,根本不用考虑。”史蒂芬·柯维(Stephen Covey)提出的高效人士的第三个习惯就是:“把首要的事情放在首要的位置上。”你应该将你的个人时间用于最需要你专注的最重要的事情上,而将其他不是那么重要的事情委派出去。
 
时间管理专家们的这个建议很有实际意义。你大概会认为拖延者一定会迫不及待地将自己的负担卸下一部分,但是当我们向他们问及他们会具体将哪件事情分派出去时,他们通常并不会因此感到轻松,反而会拒绝这样做,为什么?
 
以下就是拖延者为什么不将事情委派出去的几个原因:
 
“我应该能够完全靠自己来做这件事。”出于对完美的追求,你会认为自己决不应该寻求他人的帮助,所以对你来说,委派意味着你没有担负起自己的职责,或者你不是那么能干。有一个律师这样说:“在我参与一个重要的庭审案子的时候,我想雇个人帮我打扫屋子。但是我认识一些职业女性,她们能够把工作和家务都打理地井井有条,所以我应该也能够做到。”我们不认为委派是失败的表现,委派是一种技巧。真正的失败是生活中每件事你都要固执地亲力亲为,这样做只会有一个结果,那就是你只能完成其中的一半。
 
“我是能够最好做这件事的唯一人选。”这是又一个完美主义的陷阱。虽然可能有些事情确实只有你才能做好,但是难道在你没有完成的待办清单上的每件事都是如此吗?即便其他人不会按照你那种方式来做事,能够以另一个方式将事情做完总比拖着不做要好多了。做了委派,你就会失去全面的控制,为了完成一件事,你或许要忍受这种失落感。
 
“委派是逃避。”在寻求帮助的时候你可能会有负疚感。你可能认为,因为你一直做得很糟糕,所以你这次必须做得很出色才能弥补以前的不足。你可能觉得你不值得被帮助,所以你无法委派或者依赖他人。
 
如果你想继续拖延,并以受难者的身份出现,那么拒绝帮助是一个好办法。一个慈善组织委员会的成员这样告诉我们的:“在委员会中,我是唯一一个没有做好会议准备的人,我感到很丢脸,所以没有跟任何人谈起它。他们都做了自己的那份工作,为什么他们应该帮助我呢?我只想在下一次好好地准备一下,但是到了下一次,我还是没有做好准备,所以我没有去参加会议,后来我就离开了这个委员会。”这种禁欲主义和自我惩罚型的心态和做法并不会增加你的做事效率,它只会增加你的压力和苦恼,增加压力就是给自己添麻烦。
 
“我可能会将错误的事情委派给错误的人去做。”即便你同意有些事情需要交给其他人去做这个原则,你还是会在委派什么事情以及委派给谁这样的事情上犹豫不决。你最好将事情委派给那些有能力帮助你的人,那些对你不怀恶意的人,以及那些不是拖延者和完美主义者的人。同时,将那些不需要你持续监督的事情以及你曾经做过的事情委派出去,对你也是很有好处的。但是如果你认定只有一种正确的委派方式,那么你就会从很多角度考虑这件事,寻找一个完美的解决方案,这都无助于你做出最后的决定。无论是平庸的事情还是重要的事情,一旦交付出去,你的负担就减轻了。
 
“我将无路可逃。”想象一下,如果这些现在将你带入泥沼的事情都交给帮助你的人去做,事情会发生怎样的变化?没有了这些紧急事务对你的压力,在你与这些真正重要而你一直回避的事情之间就少了很多障碍,你就会面对面地遭遇到内心的恐惧。所以,事先给你一个警告,当你将许多待办事项削减下来之后,你首先感受到的不是轻松,而是焦虑。但是如果你能够坚持,如果你能够直面和深入内心的恐惧,你终将会如释重负,一身轻松。
 

不要太分散精力

 
我们认识一个大学生名叫易生,他报读了18门课程,参加了学校里的乐队,在校内足球队踢足球,同时还要经常回家看望女友。他只能在来回的路上和乐队训练、足球训练的间隙挤出时间学习。虽然易生宣称学业是他的首要任务,但是他的所做所为让人觉得他似乎将学业排在最后一位。
 
很明显,如果易生真正想提高学业,他必须放弃一些什么——不要再参加乐队或足球队,并减少一些报读课程。但是当我们这样向他建议的时候,他拒绝了,他什么都想做到,不想错过其中任何一项。
 
过于忙碌本身是否就是拖延呢?如果像易生那样,你利用忙碌来逃避更为重要的事情,那么你可能就是在拖延。当你要做很多事情的时候,你不仅培植了一片使得拖延滋生的土壤,而且还为自己准备好了拖延的借口:“我并没有在拖延,我只是太忙了,无法及时干完每一件事。”
 
认真看一看你给自己摊派的事情(“非计划”表格在这方面非常管用)。你的精力是否太分散了?这是否成了在真正要紧的事情上拖延的一个陷阱?在这些事情中,是否有一部分你可以放弃?在这个过程中,你可能会失去一些东西,但是相对于完成一个更大的目标而言,这是不是一种必要的牺牲?
 

找出你的最佳时间

 
如果你向自己保证,要在每天早上工作之前花30分钟时间锻炼身体,但你却不是一个早上能够爬得起来的人,那样你就几乎不可能说到做到。我们每个人都有一个自然的生物节奏,想一想一天当中什么时候你的脑力最旺盛,什么时候你的体力最充沛,什么时候你最适合社交,还有什么时候你的精神最差。如果一天工作之后,你所剩下的力气只适合小憩片刻或者读一本别人写的小说,那么,强迫自己每晚写小说就毫无意义。
 
说到这里,你或许已经认出拖延者的问题在哪里:找出你的最佳时间意味着承认有些时间不是最佳的。这就等于承认你不能在所有的时间都以最佳状态工作,也不能在任何你认为你应该有最佳表现的时间里做出最佳表现。这意味着人类的局限同样在你身上存在。
 
学会在过去、现在和未来之间取得认知上的平衡
 
不要黏滞在时间中,这一点很重要。如果你黏滞在过去,你就无法享受现在,也不能为未来做打算;如果你黏滞在现在,你就处于当下时刻的控制之中,而失去了跟过去和未来的联系,你也无法从自己的经验中受益;如果你黏滞在未来,你就被锁定在一个幻想的世界,无论这个幻想是正面的还是负面的,你所能做的就只有计划或者担忧。在《时间迷思》这本书中,津巴多和博伊德(Boyd)强调在时间坐标上取得某种平衡的必要性,他们也为如何重新设定你的时间观念提供了很多建议。
 

享受你的“自由”时间

 
拖延者无法有效率地工作这一点是很明显的,但是我们经常会忽视另一点,那就是他们在放松娱乐上面也存在着问题。即便在拖延的时候你让自己沉迷于娱乐活动,很多时候你也无法尽情享受,因为你知道自己是在利用娱乐来逃避某些事情。或者,你甚至都不允许自己有这样的心情转移,因为你觉得自己效率很低,所以不配去参加娱乐活动。无论哪种情况,你都无法让自己真正开心起来。
 
开心与愉悦在生活中是极为重要的。试着安排一些让你开怀的时间,不要让自己处于内疚或绝望的心态中。不管你觉得自己多么堕落,每个人都需要给自己留出一点玩耍的时间。如果你剥夺了自己放松的权利,你就会像用完了油的汽车一样无精打采。并且,你会通过拖延的方式来窃取休闲的时间。