“Focus”就是聚焦,我们生活中有很多突发、琐碎事件不断分散自己的聚焦能力,从小做任何事情长辈都会提醒说要专心,不能一心二用,但是现在的职场及工作往往需要具备一心多用的能力。

  某次培训前的客制需要与集团CEO进行讨论,那次面谈我们两个人在会议中互相交换意见,但是过程中他的手机频繁的传来通知,从铃声听起来有邮件、简讯甚至LINE等各种通讯软件。他当时跟我说抱歉,因为他需要随时利用手机回覆信件,但也保证我们的交谈能继续进行;我过往的想法是做一件事情的时候必须一心一用不能分心,会议初期他频频低头回讯息令我觉得非常不被重视,不过谈着谈着我发现这位CEO完全能够理解我的规划,确实发挥一心多用,我们精准地对焦了培训内容与成效,随后把企业未来5年的目标设定后,我们便开始讨论一些培训以外的事情。

  我们聊到目前职场上最欠缺的人才是什么,现在教育系统没有解决的问题是什么,过程中我故意把话题带到Multi-Tasking 的能力。他说以前的教育就是要专心一致,但是现在的市场及职场环境一心一用是不够的。举一个简单的例子,以前的辅助工具是打字机,他的唯一功能就是打字,计算机的功能就是算数用的,同一个时间只能做一件事情。

  随着科技的进步,人类能力也随之提升,就好像一台计算机能在同一时间做很多事情。我们在下载一个档案的同时就能开始写报告,在写报告的时候如果客户紧急发了邮件进来就必须马上回覆然后继续打报告。我们的环境是需要更多能Multi-Tasking的人。如果没有办法同时或逐步做到很多事情的时候就需要学习如何授权。专心,是做任何是不可或缺的能力,但一次只做一件事情的时代已经过去了,目前开车的时候是不能使用任何电子产品,接下来的科技就能在开车的时候把邮件等新讯息念给你听,然后你还能以声控撰写邮件内容而手机就能帮你处理好。

  我认为multi-tasking是需要大量的联系,而且做些什么事情也需要准确的判断事情的轻重缓急。

时间管理四象限图

  一般的时间管理原则会把事情分成4种:
  a. 不重要/不急迫
  b. 不重要/急迫
  c. 重要/不急迫
  d. 重要/急迫

  如果面临以上4种状态以优先处理到最后处理的事情您会如何排列呢?当然重要/急迫的事情一定是第一顺位,接下来很多人就会考虑b/c 的选择,您会如何选呢?

  根据针对高阶主管的调查,大多数高绩效的主管都会选择先处理重要/不急迫的事情,然后才处理不重要/急迫的事情。这个选择没有绝对的排列,下一次在分配您的工作表时就能多参考这个排列逻辑。